Wyobraź sobie, że Twoja firma dostaje zapytanie ofertowe od urzędu. Wartość zamówienia wynosi 165 000 zł netto. Dokumentów jest niewiele, a termin na odpowiedź jest krótki. Projekt umowy ma jednak kilka stron kar i dodatkowych obowiązków. Czy skoro nie ma pełnej procedury z ustawy, kontrakt jest prosty i bezpieczny?
Niekoniecznie. Od 2026-01-01 próg stosowania Prawa zamówień publicznych, czyli Pzp, do zamówień klasycznych udzielanych przez zamawiających publicznych wynosi 170 000 zł netto. Nie jest to jeden próg dla wszystkich rodzajów zamówień objętych Pzp. Poniżej tej kwoty postępowanie dotyczące takiego zamówienia klasycznego zwykle jest mniej formalne. Nie oznacza to jednak, że wykonawca może pominąć analizę zasad, ceny i umowy. W tym artykule pokazujemy, co sprawdzić, aby dobra okazja nie zamieniła się w nierentowny kontrakt.
Próg Pzp 170 tys. zł – najważniejsze informacje
- Od 2026-01-01 próg stosowania Pzp do zamówień klasycznych udzielanych przez zamawiających publicznych wynosi 170 000 zł netto.
- Zamówienie o wartości niższej niż próg nie jest automatycznie zakupem bez zasad.
- Reguły mogą wynikać z zapytania, regulaminu zamawiającego i zasad finansowania.
- Największe ryzyko często znajduje się w projekcie umowy, a nie w formularzu oferty.
- Przed podaniem ceny warto sprawdzić zakres prac, kary, odbiór, płatność i możliwość zakończenia umowy.
SPIS TREŚCI:
- Co dokładnie zmieniło się od 2026-01-01?
- Czy zamówienie poniżej progu odbywa się bez zasad?
- Gdzie szukać zamówień poniżej 170 tys. zł?
- Co sprawdzić przed przygotowaniem oferty?
- Dlaczego projekt umowy jest tak ważny?
- Przykład: oferta na 165 000 zł, która przestaje się opłacać
- Kiedy startować, kiedy pytać, a kiedy zrezygnować?
- Najczęstsze pytania
Co dokładnie zmieniło się od 2026-01-01?
Próg stosowania Pzp do zamówień klasycznych udzielanych przez zamawiających publicznych wzrósł ze 130 000 zł do 170 000 zł. Jeżeli taki zamawiający oszacuje wartość zamówienia klasycznego na co najmniej 170 000 zł, co do zasady musi stosować ustawę. Jeżeli wartość jest niższa, ustawowa procedura Pzp zwykle nie ma zastosowania. Nie jest to jednak ogólny próg dla wszystkich zamówień objętych Pzp. Zamówienia sektorowe oraz zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa podlegają odrębnym progom i zasadom.
W tym miejscu ważne są dwa słowa: „szacunkowa” i „netto”. Zamawiający ustala wartość całego zamówienia przed rozpoczęciem postępowania. Robi to bez podatku VAT. O zastosowaniu ustawy nie decyduje więc końcowa cena brutto wpisana przez jednego wykonawcę.
W praktyce oznacza to, że:
- zamówienie oszacowane na 169 000 zł netto znajduje się poniżej progu Pzp
- zamówienie oszacowane dokładnie na 170 000 zł netto jest objęte ustawą
- zamawiający nie może sztucznie dzielić zakupu ani zaniżać jego wartości, aby ominąć Pzp
Nowy próg stosuje się do postępowań wszczętych od 2026-01-01. Do postępowań wszczętych i niezakończonych przed tą datą stosuje się wcześniejsze brzmienie przepisów. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy dokumenty powstały pod koniec 2025 r., ale oferta jest składana już w 2026 r. Sama data złożenia oferty może nie wystarczyć do oceny właściwych zasad.
Czy zamówienie poniżej progu odbywa się bez zasad?
Nie. Poniżej 170 000 zł zamawiający publiczny zwykle nie prowadzi postępowania dotyczącego zamówienia klasycznego według procedury Pzp. Nadal jednak wydaje środki publiczne. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych wydatki powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny. Urząd Zamówień Publicznych rekomenduje również działanie przejrzyste i racjonalne, zapewniające efektywne wydatkowanie środków, z poszanowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Zamawiającego mogą też wiązać wewnętrzne regulaminy, zasady projektu unijnego albo warunki przyznanego finansowania.
Dlatego dwa zamówienia o podobnej wartości mogą wyglądać zupełnie inaczej. Jeden urząd opublikuje zapytanie na platformie i opisze jasne kryteria. Drugi wyśle pytanie bezpośrednio do kilku firm. Trzeci dopuści negocjacje, a czwarty zastrzeże możliwość zakończenia postępowania bez wyboru oferty.
Dla wykonawcy najważniejsza nie jest sama nazwa procedury. Ważne jest to, jakie dokumenty tworzą zasady konkretnego zakupu. Trzeba też wiedzieć, czy zamawiający może zmienić warunki, odrzucić ofertę albo zrezygnować z zakupu. Dopiero wtedy można świadomie zdecydować, czy warto poświęcać czas na przygotowanie oferty.
Gdzie szukać zamówień poniżej 170 tys. zł?
Nie istnieje jedno miejsce, w którym muszą pojawić się wszystkie zamówienia poniżej progu. Ogłoszenie może znaleźć się na stronie zamawiającego, w jego Biuletynie Informacji Publicznej lub na używanej przez niego platformie zakupowej. Przy niektórych projektach ogłoszenie pojawi się w Bazie Konkurencyjności. Czasami zapytanie jest wysyłane bezpośrednio do wybranych firm.
Samo przeglądanie Biuletynu Zamówień Publicznych może więc nie wystarczyć. Firma, która chce regularnie zdobywać mniejsze zamówienia, powinna stworzyć listę interesujących ją instytucji. Warto zapisać także platformy, z których te instytucje korzystają. Dzięki temu zespół nie zaczyna poszukiwań od zera przed każdym nowym zapytaniem.
Co sprawdzić przed przygotowaniem oferty?
Krótki formularz może sprawiać wrażenie, że wystarczy podać cenę. To złudzenie. Zanim zespół zacznie liczyć stawkę, powinien przejść przez kilka obszarów. Każdy z nich może zmienić koszt, termin albo odpowiedzialność wykonawcy.
Ustal, które dokumenty tworzą zasady postępowania
Zacznij od zebrania wszystkich dokumentów w jednym miejscu. Sprawdź zapytanie, załączniki, projekt umowy, regulamin oraz odpowiedzi na pytania wykonawców. Upewnij się też, czy zamawiający publikował zmiany lub poprawione wersje plików. Brak jednego załącznika może całkowicie zmienić ocenę zakresu prac. Przed złożeniem oferty zapisz komplet dokumentów obowiązujących w tym konkretnym dniu.
Sprawdź, jak zostanie wybrana najlepsza oferta
Cena może być jedynym kryterium, ale nie zawsze tak jest. Zamawiający może oceniać także doświadczenie, czas reakcji, termin wykonania lub parametry techniczne. Z dokumentów powinno jasno wynikać, ile punktów można zdobyć i jak trzeba potwierdzić dane. Jeżeli sposób oceny jest niejasny, warto zadać pytanie przed upływem terminu. Dzięki temu nie przygotujesz rozbudowanych materiałów, które później nie będą brane pod uwagę.
Dowiedz się, czy można zadawać pytania i negocjować
W zamówieniu poniżej progu nie należy automatycznie stosować reguł znanych z Pzp. Termin i forma zadawania pytań wynikają przede wszystkim z dokumentów danego postępowania. To samo dotyczy poprawienia oferty oraz negocjacji. Jeśli ważny zapis jest niejasny, nie zakładaj, że zamawiający rozumie go tak samo jak Ty. Krótkie pytanie przed ofertą jest zwykle bezpieczniejsze niż spór po podpisaniu umowy.
Ustal, kiedy oferta może zostać odrzucona
Sprawdź, jakie błędy mogą spowodować odrzucenie oferty. Zobacz też, czy zamawiający przewidział możliwość poprawienia omyłki lub uzupełnienia dokumentu. Ważne jest również to, czy może zakończyć postępowanie bez wyboru wykonawcy. Bardzo szeroka swoboda zamawiającego zwiększa ryzyko, że zespół poświęci czas bez szansy na kontrakt. Tę informację warto uwzględnić przy decyzji, ile zasobów przeznaczyć na przygotowanie oferty.
Policz cenę dopiero po analizie umowy
Cena ofertowa nie powinna powstawać przed przeczytaniem projektu umowy. Kary, długi odbiór i dodatkowe obowiązki mogą obniżyć marżę bardziej niż koszt samej pracy. Trzeba również sprawdzić, kiedy wystawisz fakturę i kiedy otrzymasz zapłatę. Jeśli realizacja zależy od danych lub decyzji zamawiającego, umowa powinna to uwzględniać. Dopiero po takiej analizie wiadomo, czy zamówienie nadal jest opłacalne.
Dlaczego projekt umowy jest tak ważny?
Mniej formalne postępowanie nie oznacza prostej umowy. Wzór kontraktu może przenosić na wykonawcę znaczną część ryzyka. Czasem zapytanie ma dwie strony, a projekt umowy kilkanaście. To właśnie w nim mogą znaleźć się obowiązki, których nie widać w krótkim opisie zamówienia.
Sprawdź dokładny zakres prac
Umowa powinna jasno mówić, co masz dostarczyć i czego zamówienie nie obejmuje. Ogólne zwroty, takie jak „wszystkie niezbędne czynności”, mogą otwierać katalog obowiązków. W praktyce klient może później oczekiwać dodatkowej dokumentacji, poprawek albo integracji bez dopłaty. Porównaj więc projekt umowy z zapytaniem, ofertą i odpowiedziami zamawiającego. Jeśli te dokumenty nie są spójne, poproś o wyjaśnienie przed podaniem ceny.
Oceń kary i granice odpowiedzialności
Sprawdź, za jakie zdarzenia może zostać naliczona kara umowna. Zobacz jej wysokość, sposób liczenia i łączny limit. W umowie dotyczącej zamówienia objętego Pzp trzeba określić łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony. Przy typowym zamówieniu poniżej progu ten konkretny obowiązek wynikający z art. 436 pkt 3 Pzp nie ma zastosowania. Brak ustawowego obowiązku nie oznacza jednak, że nie warto pytać o rozsądny limit kar w projekcie umowy podprogowej. Ważne jest także to, czy zamawiający może żądać odszkodowania wyższego niż kary. Nawet mała stawka dzienna może szybko urosnąć, gdy termin zależy od kilku osób. Ryzyko powinno być proporcjonalne do wartości umowy oraz do tego, na co masz realny wpływ.
Przeczytaj zasady odbioru i płatności
Odbiór decyduje o tym, czy zamawiający uzna pracę za wykonaną. Niejasne kryteria mogą wydłużyć poprawki i przesunąć wystawienie faktury. Sprawdź, kto podpisuje protokół i ile ma na to czasu. Zobacz też, jakie dokumenty trzeba dołączyć do rozliczenia. Dobra umowa nie powinna pozwalać na odkładanie odbioru bez konkretnej przyczyny.
Sprawdź możliwość zmiany lub zakończenia umowy
Kontrakt powinien opisywać nie tylko początek współpracy, ale także jej zmianę i koniec. Ustal, czy zamawiający może sam zmienić zakres, termin lub harmonogram. Przeczytaj zasady wypowiedzenia i odstąpienia od umowy. Zwróć uwagę na koszty zakończenia współpracy oraz rozliczenie wykonanej części prac. Im dłuższa i bardziej złożona umowa, tym ważniejsze są jasne wyjścia z trudnej sytuacji.
Przykład: oferta na 165 000 zł, która przestaje się opłacać
Załóżmy, że spółka technologiczna ma wdrożyć system za 165 000 zł netto. Termin wynosi 60 dni. Umowa przewiduje karę za każdy dzień opóźnienia, ale nie ma łącznego limitu kar. Odbiór zależy też od integracji opisanej tylko jednym zdaniem.
Zespół sprzedaży widzi atrakcyjny kontrakt. Zespół wdrożeniowy zauważa jednak, że termin zależy od danych i dostępów przekazywanych przez zamawiającego. Jeżeli umowa nie przewiduje przesunięcia terminu w razie braku tych danych, może powstać spór o termin realizacji, kary i zakres odpowiedzialności. Ryzyko rośnie, gdy umowa rozszerza odpowiedzialność wykonawcy także na okoliczności od niego niezależne. Cena 165 000 zł nie pokazuje więc prawdziwego wyniku projektu.
Rozsądna decyzja nie musi od razu oznaczać rezygnacji. Najpierw można zadać pytania o integrację, współdziałanie stron i procedurę odbioru. Można też zaproponować limit kar oraz zmianę terminu, gdy zamawiający nie dostarczy potrzebnych materiałów. Dopiero jego odpowiedź pokaże, czy ryzyko da się ograniczyć lub rozsądnie wycenić.
Kiedy startować, kiedy pytać, a kiedy zrezygnować?
Złóż ofertę, gdy zasady i koszty są jasne
Możesz przejść do oferty, gdy rozumiesz zakres, termin i sposób oceny. Projekt umowy powinien pozwalać oszacować odpowiedzialność oraz termin zapłaty. Zespół operacyjny musi potwierdzić, że potrafi wykonać pracę w podanym czasie. Cena powinna obejmować nie tylko robociznę, ale również dodatkowe obowiązki i ryzyko. Jeżeli te elementy są spójne, krótsza procedura może być dobrą szansą dla MŚP.
Zadaj pytania, gdy dokumenty pozostawiają wątpliwości
Pytania są potrzebne, gdy zakres można rozumieć na kilka sposobów. Warto je zadać także wtedy, gdy termin zależy od współpracy zamawiającego. Niejasne kryteria odbioru i brak limitu kar również wymagają wyjaśnienia. Pytanie nie jest oznaką braku doświadczenia. Pokazuje, że wykonawca rozumie projekt i chce odpowiedzialnie wycenić zobowiązanie.
Rozważ rezygnację, gdy nie możesz kontrolować ryzyka
Nie każdy kontrakt warto zdobyć. Rezygnację trzeba rozważyć, gdy zamawiający nie odpowiada na ważne pytania albo zostawia całe ryzyko po stronie wykonawcy. Niebezpieczna jest także usługa, której zakresu nie da się policzyć lub sprawdzić przy odbiorze. Podobny problem powstaje, gdy kary nie mają limitu, a termin zależy od działań innych osób. Utrata jednej okazji może kosztować mniej niż realizacja umowy, która od początku prowadzi do straty.
Najczęstsze pytania
Czy próg 170 tys. zł jest liczony netto czy brutto?
Próg jest liczony netto, czyli bez podatku VAT. Znaczenie ma szacunkowa wartość całego zamówienia ustalona przez zamawiającego. Nie chodzi o cenę brutto wpisaną w jednej ofercie. Zamówienie oszacowane dokładnie na 170 000 zł netto co do zasady podlega Pzp. Jeżeli sposób obliczenia wartości budzi wątpliwości, trzeba sprawdzić zakres całego planowanego zakupu.
Czy zamówienie poniżej 170 tys. zł może odbyć się bez konkurencji?
Tak, w określonych przypadkach zamówienie podprogowe może zostać udzielone bez przeprowadzenia konkurencyjnej procedury. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności zamawiającego. Nadal mogą go wiązać przepisy o finansach publicznych, regulamin udzielania zamówień, zasady finansowania danego projektu oraz inne wymagania właściwe dla konkretnego zakupu. Wiele zamówień podprogowych poprzedza więc rozeznanie rynku albo zapytanie skierowane do kilku wykonawców.
Czy wykonawca może odwołać się do KIO?
Krajowa Izba Odwoławcza, czyli KIO, rozpoznaje odwołania związane z postępowaniami prowadzonymi na podstawie Pzp. W zamówieniu znajdującym się poza ustawą ta ścieżka co do zasady nie jest dostępna. Nie oznacza to jednak, że wykonawca nie ma żadnej ochrony. Znaczenie mogą mieć dokumenty postępowania, prawo cywilne oraz inne przepisy. Sposób działania trzeba dobrać do konkretnej sytuacji i etapu zakupu.
Czy warto pytać o zmianę projektu umowy?
Tak, jeżeli zasady postępowania pozwalają składać pytania lub propozycje. Zamawiający nie musi przyjąć wszystkich zmian. Sama odpowiedź może jednak wyjaśnić, jak rozumie ryzykowny zapis. Dzięki temu wykonawca może poprawić wycenę albo zrezygnować przed poniesieniem większych kosztów. Najlepszy moment na rozmowę o ryzyku przypada przed złożeniem wiążącej oferty lub podpisaniem umowy.
Podsumowanie
Próg 170 000 zł może otworzyć małym i średnim firmom dostęp do szybszych zamówień. Mniejsza liczba formalności nie oznacza jednak mniejszej odpowiedzialności. Im mniej zasad wynika wprost z Pzp, tym większe znaczenie mają zapytanie, regulamin oraz projekt umowy.
Dobra decyzja łączy perspektywę sprzedaży, zespołu wykonującego usługę i osoby oceniającej ryzyko prawne. Każda z tych osób powinna rozumieć zakres, koszty i warunki zakończenia współpracy. Dopiero wtedy można świadomie odpowiedzieć na pytanie, czy warto złożyć ofertę.
Jako Kancelaria Zawisza-Olejarnik wspieramy wykonawców w analizie zapytań ofertowych, projektów umów i ryzyk w ramach obsługi prawnej firm i przedsiębiorców. Podczas konsultacji pomożemy Ci ocenić dokumenty i podjąć spokojną decyzję przed złożeniem oferty lub podpisaniem kontraktu. Jeśli chcesz omówić konkretne zapytanie lub umowę, skontaktuj się z nami.